вторник, 28 августа 2018 г.

Распорядок дня, управление проектами, тайм менеджмент

Ничего на блоге уже не планировал писать, так как я готовлю новый блог, где будет контент другого формата, где будет отдельный вектор на аналитику, будут отдельные кейсы для начинающих про выбор направления, ниши, риски и их оправданность спектра от белого до серого и многое другое. Готовлюсь скорее морально, так как часть стартового контента уже готова в голове, но на структуризацию, особенно контента для новичков, нужно много времени. Тем более благополучно завершаю свой отпуск, решаем вопросы переезда, который нудный, времязатратный, но необходимый. Но пост о том, как я уже несколько лет планирую свой рабочий процесс, я хотел написать давно, начинать с него новый блог не вижу смысла, я бы хотел начать сразу с практического контента, конкретики, но пост о планировании крайне важен для меня, поэтому решил его разместить здесь.

Начал этим заморачиваться я давно, когда купил свой первый pocket pc на вин мобайле, установил себе pocket informant и пытался его использовать, как важные дяди из роликов. У меня не вышло, потому что тогда у меня не было хоть какой-то системы рабочего процесса, я не планировал дальше, чем на пару дней, встреч у меня не было, работа была хаотичной. Со временем перечитал тонну книг, пересмотрел тонну практического опыта (что было наиболее полезно), наиболее близкая сфера - программирование, где можно достать реальные кейсы и примеры. На выходе родилась моя личная система, которая уже живет не первый год и благодаря которой я легко успеваю вести паралелльно несколько крупных направлений, тестировать сотни идей, при этом держать все под контролем и остается время на хобби и личную жизнь.

Я не буду описывать все нюансы, хотя в них не мало соли, время, увы, ресурс конечный. Система моя простая, когда она становится чуть сложнее, тогда сразу ломается. Найти этот баланс было не просто.

Итак. Картинки я сделаю для примеров с нуля, потому что из интернета не показательны, а свои брать смысла нет, большую часть придется замазывать.

По сути есть 6 уровней:
- Глобальное виденье
- Уровень проектов и задач
- Заметки / база знаний
- Трекинг времени
- Выполнение задачи / Черновики
- Reminders/Календарь

Не все связаны между собой напрямую, но все принимают участие. Моя основная и единственная ОС - Mac. Причина проста - синхронизация между imac / macbook / iphone. Все девайсы я использую активно, весь софт синхронизируется либо через свои сервисы, либо через icloud. Я в любой момент любую часть работы могу открыть на iphone, например, когда стою где-то в очереди, посмотреть прогресс выполнения, обдумать идеи, добавить заметки, задачи.

Я пробовал переходить на windows + iphone/android связку + ноутбук (для путешествий), около полугода на это потратил (точнее, заставил себя сидеть, чтобы получить реальный опыт, потому что первые месяц-3 идет борьба с привычками, поиск решений, привыкание, за это время не получить точных ответов), но ничего из этого не вышло. У части софта нет версий для телефонов, часть софта не корректно синхронизируется между собой, часть софта не стабильно работает. В этом плане я придирчивый человек, очень, потому что от того, на сколько будет выверенно и точно устроен мой рабочий процесс, зависит результат. Иногда кажется, что вот тут какой-то софт работает не так, как тебе хочется, тупит синхронизация или что-то еще, не сложно на это закрыть глаза, либо костылем каким-то пользоваться, который всего удлиняет процесс на минут 5 от силы. Но это не так, каждое прерывание от линейного процесса забирает не только время, но и внимание, оно распыляется, мысли переключаются, ты выпадаешь из состояния потока, потом тратишь время на то, чтобы в него вернуться обратно.

Про это я могу говорить долго, потому что перепробовал много связок девайсов, софта и маневрирования всем этим в разных позах и форматах. Я на себе уже давно проверил, что за день, где я пару раз споткнусь об софт, об не стабильность или нюансы ОС, синхронизации, скорости работы - я легко в этот день сделаю раза в 2-3 меньше от того, что мог. Нюансов тут много и обо всех не напишешь, а часть я уже воспринимаю, как данность и даже не подумаю озвучить. Одно могу сказать, что вот все то, о чем идет речь выше и будет ниже, увеличило мою продуктивность по сравнению с тем, что было года 3 назад, раз в 5-10 примерно. Я и 3 года назад не сказать, чтобы сидел целый день и филонил, но разница огромная. И самое главное, что это не приводит к перегоранию, потому что весь процесс под рукой, он измерим, я не беру на себя больше, чем могу взять. Я скомпоновал весь менеджмент в одну гибкую и простую систему, минимизировал мое управление ей и дал возможность себе заниматься и погружаться только в сами задачи, в процесс выполнения.

Основной пункт (вне тех 6, о чем будет идти речь) - скорость девайсов для работы, качество периферии (чего стоит переход от обычных клавиатур, от razer, разного вида механики к клавиатурам с MX brown свичами).

Глобальное виденье.

Тут все просто, это обычные mindmap (я использую ithoughtsx, потому что только они не лагают у меня на больших картах). В них я делю рабочий процесс на отрезки времени (полгода или год).

Здесь есть разделение также на верхний уровень и нижний.

Верхний:

Как писал выше, схемы накидал для примера, чтобы было наглядно.

Суть верхнего уровня в том, чтобы в любой момент было не только в голове (в голове вообще такие вещи четко и строго не лежат, как бы не казалось обратное), но на бумаге была схема того, что ты будешь делать на ближайшие полгода-год. Можно расставить приоритеты на схеме, указать проценты приложения усилий. Также важно отвечать на точные вопросы "что делаю", "цель", они могут казаться лишними, но это кажется только по началу. Когда ты работаешь по 8+ эффективных часов в день по 6 дней в неделю, держишь в голове сотни задач, факторов, нюансов, картинка того, чем ты занят и зачем ты это делаешь очень быстро размывается. Здесь же достаточно на минуту открыть карту и сразу все встает на свои места.
Также это удобно, когда начинаешь делать корректировки в своем плане.

Нижний:
Аналогично с другой стороны для офферных сетей. Это, как видно, не финальный вариант, также, как и на верхнем уровне, по мере продвижения рабочего процесса в обе эти схемы вносятся изменения в соответствии с результатом.

По итогу я всегда в курсе, что я делаю и для чего. Может быть хоть 100 источников траффика, это не важно, я всегда открываю схему, вижу, что я делаю в данный момент, на каком этапе работа с каждой отдельной веткой, какая стоит перед ней цель и результат, когда он появится.

У многих арбитражников и в целом тех, кто работает за компьютером, продуктивность ограничена тем, что они могут использовать какие-то todo сервисы или софт, где расписывают проекты и задачи, но самое основное - стратегическое планирование, не представлено ни в каком виде, только в голове. Или еще хуже - он находится в самой тудушке. Перенос этого из головы в схемы стал для меня прорывом, когда нет четкой схемы, то нет и четкого движения, четкого анализа, нельзя уйти в объем, любая сколь-нибудь сложная рабочая структура рушит процесс, усложняет и удлиняет. Решения я пробовал разные, миндмапы стали самым простым и эффективным. 

Уровень проектов и задач.

Это обычная тудушка. Я использую things. Простота и минимально достаточный функционал, отлично работает на айфоне. Одно из основных условий - уведомления, тут они интегрированы с уведомлениями ОС, удобные и простые. С тудушкой для меня все просто - минимум функционала, минимум дизайна, базовые функции. К ее заполнению отношусь также. Потому что многие годы использовал разный софт, пробовал внутри делать сложные структуры (привет-привет, мистер omnifocus) - это ад, мучаешься и терпишь, а потом бросаешь, начинаешь и снова бросаешь. Постановка целей, виденье рабочего процесса, проектов и все вот это - это все в mindmap, не в коем случае не в туду.

Картинка с интернета, пробовал сделать скрин с своего things, но пришлось замазывать весь скрин:
Делаю проекты на отдельные направления, под каждую кампанию, если она не тестовая, делаю отдельную кампанию, расписываю этапы, ставлю напоминания на каждый этап (проверка результатов, закинуть денег, почистить ботов, досливался или нет бюджет на кампанию и т.д.). Это освобождает от того, чтобы бегать и вспоминать, где и какая кампания на каком этапе находится. Для всех этапов стоят напоминалки, напоминалки в маке складируются в доке уведомлений, от туда их и выполняю.

Задачи из проектов я раскидываю в Today, туда же задачи попадают, когда приходят напоминалки.

Здесь самое важное - это именно напоминания, в каждый момент времени нужно знать, что именно делать (раздел today) и не следить за проектами, не вспоминать на какой стадии находится каждый, когда тот или иной этап (напоминания встроенные от things).

Если этого не делать, то по несколько часов в день (от 1 до 5-10 минут по много раз в день) будет уходить на то, чтобы найти нужную задачу в нужный момент времени, а то и больше. Про отвлечение я уже писал - это самое худшее зло, когда что-то тебя сбивает с ритма и задачи. Из одной задачи нужно сраза прыгать в другую, тогда ты фигачишь, как машина, при этом налегке. А вот вынурнуть из задачи, побродить по туду, потом обратно занырнуть - очень тяжело, устаешь быстро. Этому меня в том числе научило программирование, там можно легко впасть в состояние потока, эффективно проработать хоть 10 часов, прыгать между задачами (опять же, по тем правилам, что я писал выше), при этом даже не устать, а наоборот, получая удовольствие от процесса и прогресса.

Для больших проектов имеет смысл делать отдельные минд мапы, чтобы понимать на каком этапе проект, что нужно по нему сделать, над чем поэкспериментировать, на каком этапе перестать им заниматься и т.д.

Заметки / база знаний.

Notes (для мак оси), evernote и другие. Тут все просто, вся информация складируется по разделам (у меня их более 50). Метки не использую, использую уровни вложенности, сюда попадает все, от моего здоровья (статьи, мои результаты, фотографии до и после) до генерации идей и размышлений о жизни. Например, можно где-то на каком-то форуме найти классную статью или подборку приемов по маркетингу - сразу копирую себе в соответствующий раздел. Большое количество разделов работе не мешает, потому что в заметки я хожу за конкретными вещами, т.е. каждый раз знаю зачем иду. Есть и раздел для генерации идей, есть выводы из рабочего процесса и многое другое.

Идея - база знаний, которая находится вся в одном месте.

Трекинг времени (ручной).

Моя самая последняя (из включенных в рабочий процесс) и самая крутая штука во всем процессе. С ней я больше года, готов ей петь дифирамбы еще на 100 абзацев. Изначально не мог привыкнуть, бесило, казалось не нужным, через месяц (который заставил себя это делать) понял на сколько я стал больше делать. Подойдет не всем, был уверен, что мне тоже не подойдет, так как мой рабочий процесс слишком хаотичен. Но нет, привычка его упорядочила и сделала эффективным.

В чем идея - перед стартом выполнения любой задачи, переключения с одной задачи на другую, отвлечении от задачи, уходе в туалет, поесть, поспать - включается, выключается таймер. Вручную! Первое время жестко на все, потом уже можно позволять себя вольности.

Я использую для этого консольную утилиту timew (time warrior от авторов task warrior) на маке. Как это выглядит, открываю раздел today в things, вижу задачу, выделяю ее, идут в консоль, там пишу:
timew start task_name tags description
Так задача запускается, можно указать теги и описание. В большинстве случаев я этого не делаю, в качестве тега обычно указываю вертикаль рабочую, например, dating. Нужно это для того, чтобы я потом мог набрать:
timew summary dating
и увидеть
Интервал для просмотра можно указать любой, тут видны 2 задачи, которые я только что добавил, есть время начала задачи, есть время окончания, длительность каждой и общая.

Отчеты можно создавать почти любого вида и сложности, комбинировать отрезки времени и теги.

Что это дает - во-первых, я точно знаю, сколько и на какие задачи я трачу времени. Я могу легко посмотреть, сколько я потратил времени на этой неделе на работу с dating направлением, сколько я потратил времени на программирование скрипта и т.д. Открывается много интересного, некоторые задачи в голове выглядят не значительными, но при этом выходит, что отнимает много времени. Первые 4 месяца где-то я трекал все время, ушел на улицу, пошел есть и прочее. Это дало понять, куда уходит время. Потому что первые месяцы я сидел за компьютером с утра до вечера, суммарно часов 14-16, но при этом рабочих часов через timew не так и много набиралось. По отчетам быстро увидел, как отвлечения, переключения на задачи, время на семью и прочее-прочее набирается по чуть-чуть, а в итоге и за компьютером целый день, с семьей полноценно не провожу время и рабочих часов мало. Часов 5-7 набиралось максимум в начале. Сейчас при полном рабочем дне легко 10-12 часов могу набрать, с учетом, что ем не за компьютером, успеваю побыть с семьей немного и сделать короткую прогулку. Эффективность же выросла далеко не в 2 раза, а много больше.

Почему? Это второй пункт - ручной трекинг. Я до этого пробовал много раз автоматический трекинг, он дает информацию, не до конца точную, а если точнее, то совсем не точную, потому что хоть его и можно обучить, но множество переключений им просто нельзя затрекать. Я могу уйти в туалет и трекнуть это за 3 секунды до отхода и после прихода еще за столько же (тут спасибо alfred и его возможностям, мне не нужно бегать в консоль, а длинные команды легко сокращаются). Туалет тут для примера, отвлечений разного плана в рамках дня много, переключений еще больше, можно на youtube сидеть по рабочим нуждам, а можно в развлекательных, автоматический учет времени этого не разберет. Я могу указать тег "обучение", когда мне вдруг приспичило какую-то интересную фигню сделать на лендинге и я иду это гуглить и разбираться. А потом посмотреть по итогам дня или недели, что 20-30% всего рабочего времени я потратил просто на реализацию якобы клевых штук, хотя на самом деле они не так и нужны, а просто мозг устал, решил меня обмануть, якобы создал задачу и я пошел ее выполнять.

Помимо этого ручной трекинг это стоп-точка. То есть ты не можешь переключиться (по моим правилам, которым я жестко следую) на другую задачу без записи о ее старте. В этот момент отсекается множество задач, которые мне кажется, что надо решить, но на самом деле это просто трата времени и попытка мозга уйти от решения основных задач. Без трекинга просто открывается новая вкладка в браузере и полетело. Нельзя быть постоянно в боевой готовности, что мозг что-то выкинет новое и надо это обработать. Устанешь от такого.

Помимо этого в timew можно выводить разные графики, смотреть занятость по дням, в какие часы работал, в какие пробелы, по трекингу находить, где в рамках дня зависал долго над одними и теми же задачами, либо наоборот, где слишком часто менял задачи. Оценить в конце недели эффективность и внести корректировки.

Самое основное во всем этом, как и в целом в моей системе, что я ее создаю под себя, минимум головомойки, минимум менеджмента самой системы и времени на ее обслуживание. Было много других полезных элементов, но меня бесило ими заниматься, уставал от них.

Выполнение задачи / Черновики.

Обычная рутина, взял задачу, пошел делать. Черновики - atom/sublime. Основной редактор мой vimr, он же и среда программирования. По ходу работы часто возникают мысли, что-то вспоминаю. Закидываю все это либо сразу в things папку inbox, либо в atom/sublime, потом переношу в things, либо заметки. Мысли из головы сторонние, которые не связаны с текущей задачей, нужно сразу от туда убирать, единственные способ - быстро ее записать куда-либо, все, она будет обработана, можно очистить мозг.

Reminders/Календарь

Стандартные приложения от мак оси. Календарь для точных дат (сходить к врачу, встретить друга), напоминания для не рабочих дел, которыми нужно гибко управлять по времени. В макоси это удобно тем, что можно закинуть напоминание с компа, мне приходит на телефон "витамины во время еды", а есть я пока не планирую. Тут есть возможность напомнить через 15 минут, 1 час, 24 часа в пару тапов. Это удобно, потому что в случае календаря или задачи нужно было бы идти в софт и менять вручную дату напоминания.

Вот эти все мелочи удобства максимально разгружают голову, не нужно ни о чем помнить, делать сложные действия для тайм-менеджмента. На меня работает экосистема, которую я подогнал под себя, которая простая и в то же время гибкая.

Меня часто спрашивают, как я успеваю заниматься сразу несколькими крупными направлениями, потом делать еще А, Б, В и еще остается время на личную жизнь и хобби - ответ в этой статье. Без такой системы я ничего не успевал, держал в голове только 1 направление и времени ни на что не оставалось.

Для примера, взять фарминг аккаунтов в фб. Весь процесс можно систематизировать в минд мапе, там же его корректировать, разбивать на задачи в things, ставить напоминания там же, по итогу в день может уходить не более 30 минут на то, чтобы запускать несколько пачек аккаунтов, тестировать каждый раз разные теории, получать результаты и делать выводы. Потому что мне не нужно думать каждый новый день, что я буду делать, это все я спланировал в интеллект картах, от туда пошли задачи в тудушку, через 2 недели в тудушке придет напоминалка (проанализировать результаты, скорректировать минд мапу, поставить новые задачи), все, потом еще несколько недель каждый день я буду делать простые механические действия, не задумываясь, что сильно сокращает время выполнения.

Я знаю многих арбитражников, которые фарминг аккаунтов, который можно уложить в 30 минут, делают за целый день и у них почти не остается времени на что-либо еще. Потому что каждый раз приходится вспомнить, что и для чего делается, какие были результаты в прошлых тестах (у меня это есть в минд мапах, по итогам уходит в заметки с выводами и результатами), а также сам рабочий процесс не оптимизирован под этого (отдельные папки под ресурсы, четкая структура промо и прочее).

Я описал далеко не все моменты и мелочи, но и так почти 3 часа ушло на эту заметку. Единственное, о чем напишу, что мне нужно стабильно 9 часов сна каждый день, чтобы поддерживать свою работоспособность в рамках такой системы. При этом часто бывать на свежем воздухе и хотя бы минимально заниматься спортом (зарядка, турник, бассейн, бег - 2 пунктов хватит, я стараюсь делать все 4).
Для сравнения я пробовал во время отпуска работать в старом формате, без четких целей, планов, трекинга. Успевал, конечно, весомо меньше, прогресс был медленным, но зато высыпаться мог легко за 7 часов. Наглядная разница, когда организм овощит, а когда работает адекватно и какого отношения к себе требует.

Это лонгрид для единиц, это я прекрасно понимаю. В свое время я нашел пару таких лонгридов от какого-то программиста, блог которого уже не работает, его лонгриды прочитало всего человек 100 (да и то скорее там в виджете были дубли), но сколько это дало пользы мне, до сих пор его хорошим словом вспоминаю. Надеюсь и мой лонгрид кому-то поможет. До встречи на новом блоге (анонс будет и на этом блоге тоже, конечно). Удачи!